Başarılı RPA İmplementasyonu için Adımlar

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) sistemleri şirketiniz içerisinde sürekli tekrarlayan işlerin kolaylıkla gerçekleşmesini sağlar. İş yükünüzü hafifleten bu sistemlerin başarıyla uygulanması için yapılması gereken bazı süreçler mevcuttur. İşte başarılı bir RPA sistemi için yapılması gereken adımlar:

Doğru Süreci Seçme

RPA uygulaması için otomatikleştirecek süreci doğru seçmek, başarının anahtarıdır. Bunu yapmak için, çeşitli departmanlar arasında tüm işlemlerin kapsamlı bir değerlendirmesini yapılması gerekir, Böylece hangi belirli işlemlerin otomasyon için doğru bir süreç olduğunu kanıtlayabilirsiniz.

Doğru süreci belirlerken aşağıdaki özellikler kullanılabilir:

  • Bir sürecin insan müdahalesi olmadan gerçekleştirilmesi
  • Bir süreci yöneten kuralların mekanik olarak tanımlanma ve programlanma yeteneği
  • Bir sürecin bileşenlerinin ve alt bileşenlerinin sayısallaştırılabilme yeteneği
  • Bir sürecin, herhangi bir manuel hata olmaksızın mükemmel bir müşteri deneyimi sunma kapasitesi

İnsanları Yönetmek

RPA sistemlerin başarılı bir şekilde şirkette çalışabilmesi için insanları yönetmek gerekir. Buna ilk önce liderlerden başlanmalıdır. Liderlere RPA sistemlerinin şirket için önemini, ihtiyaçlarını ve yatırım getirisini nasıl etkileyeceği konularında bilgilendirmesi gerekmektedir. Daha sonraki adım ise çalışanları ikna etmektir. RPA sistemler, çalışanlar üzerinde iş kaybına uğratma korkusuna sebep olabilir. Çalışanlar ile RPA sistemlerinin işlerini kolaylaştıracağı ve iş kaybına uğramayacakları konusunda konuşun.

Satıcıyı Seçme

Doğru bir RPA uygulaması için doğru RPA sistemi satıcısını seçmek oldukça önemlidir. RPA için bir satıcı seçerken şu özelliklere dikkat etmeniz gerekir:

  • Sistemin geliştirilmesi için gereken zaman ve maliyet
  • Verilerin şifrelenmesi ve mahremiyet ve gizliliğinin sağlanması için yapılan hükümler
  • Değişen teknolojilere iyi uyum sağlaması
  • Bir süreç hatası veya veri ihlali olması durumunda kuruluşu uyaracak konumlandırma sistemleri

Fikri Uygulama

Implementing The Idea RPA

Sistemin uygulamaya başlanmadan önce ilk aşamada, gereksinimlerin doğru belirlenmesi gerekir. Gereksinimlerin doğru belirlenmesi doğru bir RPA sisteminin geliştirilmesini sağlar. Bir sonraki adım, bu tasarımın geliştirilmesi aşamasıdır. Geliştirme aşaması tamamlandıktan sonra test edilmesi başarılı bir sistem kurulmasına yardımcı olur. Uygulama sürecinde sistemin nasıl kullanıldığını ve kontrol edildiğini anlayabilmesi için kuruluşla birlikte çalışılmalıdır. Sistemi sürekli güncel tutmak ve ihtiyaçlara göre güncellemek de sistemin dinamik kalmasında oldukça önemlidir.

Performansı Ölçmek

Son olarak, sisteminizin performansını ölçmek için temel performans göstergeleri (key performance indicators (KPIs) formüle edilmesi gerekir. Bu ölçümler, kuruluşa göre farklılık gösterse de genellikle şunları içerir:

  • Sistemin arka ofis süreçlerini nasıl etkilediğini ölçmek
  • RPA’nın bir görevi tamamladığı süre ile insan çalışanın aynı işlevi yerine getirdiği zamanı karşılaştırmak
  • Çıktının doğruluğunun hesaplanması
  • RPA’nın uyumluluk raporlarının, yani botların kurallara ve düzenlemelere bağlı kaldığı verimliliğin analizi

Açıkça yapılan bir değerlendirme, olası tutarsızlıkları vurgular ve bunları düzeltmeniz için size yeterli zaman tanır. Kuluçka döneminin tamamlanmasından sonra, başarılı RPA uygulama planında kalan boşlukların zamanında tespit edilip düzeltilebilmesi için bu ölçütlere dayalı daha fazla değerlendirme yapılmalıdır.